Careers

Careers

Personal Assistant /Assistant(e) personnel(le)

Job Details

  • Full Time
  • Saint-Laurent

Company Overview

About Momentum Ventures:
Headquartered in Montreal, Momentum Ventures is a holding company focused on the travel industry. Our focus on operational excellence and teamwork, combined with grit and commitment has helped us foster a culture of continual innovation. As a member of the Momentum Ventures team, you’ll have the opportunity to work with like-minded individuals in a dynamic and fast-paced environment that encourages creativity, innovation, and collaboration.

Position Overview:
We are looking for a highly skilled and reliable Personal Assistant to support one of the Shareholder's of the company. This hybrid position involves working both remotely and on-site as needed. The ideal candidate will have experience in an assistant role and a strong ability to manage external parties, ensuring seamless operations in both professional and personal matters.

Duties & Responsibilities: 
  • Act as the primary point of contact for the Shareholder, managing all communications and interactions with external parties;
  • Oversee and coordinate all aspects of the Shareholder's personal and professional life, including scheduling, travel arrangements, and personal errands;
  • Assist with the planning and execution of personal events and engagements;
  • Handle confidential and sensitive information with the utmost discretion and professionalism;
  • Hire, coordinate and delegate tasks with general contractors and other service providers for various projects;
  • Coordinate accounts receivable and accounts payable; 
  • Prepare and manage correspondence, reports, and documents as required;
  • Anticipate the Shareholder's needs and proactively address them, ensuring a smooth and productive workflow;
  • Handle various ad hoc tasks and projects to support the Shareholder in achieving their goals.

Skills & Requirements:

  • Proven experience as a Personal Assistant, or in a similar role;
  • Experience with general contracting is highly desirable;
  • Exceptional organizational and time-management skills;
  • Strong communication and interpersonal skills;
  • Ability to handle multiple tasks simultaneously and work well under pressure;
  • High level of discretion and confidentiality;
  • Functional bilingualism;
  • Valid driver’s license;
  • Proficiency in office software (e.g., MS Office Suite, Google Workspace);
  • Flexibility to work in a hybrid environment and adapt to changing needs and schedules;
  • A proactive and problem-solving mindset.

* Please note this position is located in Montréal, Québec


À propos de Momentum Ventures:
Basée à Montréal, Momentum Ventures est une société holding axée sur l'industrie du voyage. Notre engagement envers l'excellence opérationnelle et le travail d'équipe, combiné à la ténacité et à l'engagement, nous a permis de cultiver une culture d'innovation continue. En tant que membre de l'équipe de Momentum Ventures, vous aurez l'opportunité de travailler avec des personnes partageant les mêmes idées dans un environnement dynamique et rapide qui encourage la créativité, l'innovation et la collaboration.

Aperçu du poste:
Nous recherchons un(e) assistant(e) personnel(le) hautement qualifié(e) et fiable pour assister l'un des actionnaires de la compagnie. Ce poste hybride implique de travailler à la fois à distance et sur place selon les besoins. Le candidat idéal aura de l'expérience dans un rôle d'assistant et une forte capacité à gérer des parties externes, en assurant des opérations sans faille dans les domaines professionnels et personnels.

Tâches et responsabilités:

  • Servir de point de contact principal pour l'actionnaire, en gérant toutes les communications et interactions avec les parties externes;
  • Superviser et coordonner tous les aspects de la vie personnelle et professionnelle de l'actionnaire, y compris les horaires, les déplacements, et les courses personnelles;
  • Assister à la planification et à l'exécution d'événements et d'engagements personnels;
  • Traiter les informations confidentielles et sensibles avec la plus grande discrétion et professionnalisme;
  • Coordonner avec des entrepreneurs généraux et d'autres prestataires de services pour des projets personnels et professionnels;
  • Embaucher, coordonner et déléguer des tâches avec des entrepreneurs généraux et d'autres prestataires de services pour divers projets
  • Préparer et gérer la correspondance, les rapports et les documents selon les besoins;
  • Anticiper les besoins de l'actionnaire et les aborder de manière proactive, garantissant un flux de travail fluide et productif;
  • Gérer diverses tâches et projets ad hoc pour soutenir l'actionnaire à atteindre ses objectifs.

Compétences et exigences: 

  • Expérience avérée en tant qu'assistant(e) personnel(le), ou dans un rôle similaire;
  • Une expérience en entrepreneuriat général est fortement souhaitée;
  • Compétences exceptionnelles en organisation et en gestion du temps;
  • Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles;
  • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression;
  • Niveau élevé de discrétion et de confidentialité;
  • Bilinguisme fonctionnel;
  • Permis de conduire valide; 
  • Maîtrise des logiciels bureautiques (par exemple, MS Office Suite, Google Workspace);
  • Flexibilité pour travailler dans un environnement hybride et s'adapter aux besoins et horaires changeants;
  • Esprit proactif et orienté vers la résolution de problèmes.

* Veuillez noter que ce poste est situé à Montréal, Québec.


 

Apply for this Job

Attach Dropbox Google Drive or enter manually (File types: pdf, doc, docx, txt, rtf and maximum file size must be 2 mb)